11 Sep

Genügend Zeit bei der Implementierung eines eStandards einplanen!

Immer wieder dauern Einführungen von digitalen Datenaustauschformaten länger als gedacht. Ursache ist dabei oft die zeitlich zu enge Planung. Komplex-e-Mitarbeiter Daniel Neuß hat geprüft, welche Projekte am meisten gefährdet sind, den geplanten Nutzungsbeginn zu verzögern.

Wer künftig vom Warenwirtschaftssystem seine Rechnungen oder andere Daten mit seinem externen Geschäftspartner elektronisch und automatisiert austauschen will, sollte auf eStandards setzen. Die elektronischen Komplettlösungen sind wie eine gemeinsame Sprache, mit der die IT-Systeme kommunizieren und ihre Daten verschicken. Es gibt viele unterschiedliche von ihnen auf dem Markt. Einige sind auf einzelne Branchen spezialisiert, andere auf bestimmte Aufgaben. Ihre Einführung verlangt eine gut geführte Projektplanung und eine durchdachte, realistische Zeitplanung.

Im ersten Schritt sollte klar definiert sein, für welchen Bereich und welche Tätigkeit der elektronische Datenaustausch eingesetzt werden soll. Dann gilt es herauszufinden, welcher eStandard die Anforderungen umsetzen kann und ob dieser mit dem genutzten Warenwirtschaftssystem des Unternehmens harmonisiert. Die nächste Hürde ist die richtige Zeitplanung. Die Komplex-e-Studie zeigt, dass in 88 Prozent der Fälle die Unternehmen den gewählten eStandard nicht zum geplanten Startdatum einsetzen konnten.

Detail-Analyse eStandard-Projekte

Detail-Analyse eStandard-Projekte

 

Nehmen Sie sich daher genügend Zeit bei der Wahl des richtigen eStandards. Achten Sie dabei auch auf die Einführungsdauer, denn diese können sehr stark variieren. Planen Sie zusätzlich einen angemessenen Zeitpuffer ein, denn ein Rückstand ist später nicht mehr aufzuholen. Sollten Sie die parallele Einführung mehrere Datenaustauschformate planen, prüfen Sie detailliert, ob diese miteinander harmonisieren und wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, nicht in ihrem vorgegebenen Zeitplan fertig zu werden.

Einige Ergebnisse im Detail

Der eStandard NVE/SSCC sollte ursprünglich nach 300 Tagen einsetzbar sein. Am Ende dauerte die Einführung im Durschnitt 51 Tage länger. Doch dies war mit 11 Prozent Zeitverzögerung eines der besten relativen Ergebnisse der Studie.

Genau das Gegenteil lässt sich bei proficl@ss feststellen. Die Projektdauer war mit 132 Tagen angesetzt und hatte damit die kürzeste geplante Einführungsdauer der untersuchten eStandards. Am Ende sind aber 57 Prozent Projektverzögerung das schlechteste relative Ergebnis der Studie. Gründe dafür sind, dass der Anwender bei nicht vorhandenen Klassen diese erst neu beantragen muss. Zudem gibt es an manchen Stellen keine Übersetzungen in anderen Sprachen, was zeitaufwändige Abstimmungen mit Partnern zur Folge hat. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die Dauer der Einführung eines Klassifikationsstandards zudem stark von der Anzahl der unterschiedlichen Produkte sowie der bestehenden Datenqualität abhängt.

Auch openTRANS schließt mit 47 Prozent längerer Projektdauer oder 251 mehr Tagen bis zur vollständigen Einführung schlecht ab. Die Verzögerung lässt sich mit fehlenden Dateifeldern erklären. So können bei der Verbuchung von Sendung bei manchen Produktangaben nicht die standardisierten Eingabefelder genutzt werden. Dies führt zu Anpassungen, welche durch die notwendigen Abstimmungsvorgänge die Projektlaufzeit verlängern.