12 Oct

eStandards verändern Unternehmensabläufe

Eine eStandard-Einführung kann die Unternehmensprozesse massiv beeinflussen. Im Forschungsprojekt Komplex-e wurde darum eine Prozesslandkarte erstellt, die interessierten Unternehmen und Beratern auf einen Blick verdeutlicht, bei welchen Prozessschritten sich welche eStandards besonders auswirken und somit die Arbeitsabläufe von betroffenen Mitarbeitern verändern. Ausgangspunkt dessen war die Analyse von unterschiedlichen, mittelstandsrelevanten ERP-Systemen im deutschlandweit größten Labor für betriebswirtschaftliche Software, welches vom Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik, Prof. Dr. Axel Winkelmann, betrieben wird. Anschließend wurden die Charakteristiken und Informationsbausteine der eStandards erfasst und mit den aus den ERP-Systemen abgeleiteten Prozessen abgeglichen und die Auswirkungen somit sichtbar gemacht.

Ziel der Prozessanalyse

Ziel der Prozessanalyse war es zu identifizieren, an welcher Stelle eStandards Unternehmensprozesse potentiell verändern und mit diesem Wissen das Unternehmen dann gezielter bei einer Einführung von eStandards unterstützen zu können. Hierzu wurden im ersten Schritt die vorhandenen Prozesse analysiert und eine Prozesslandkarte erstellt, um diese dann mit den Standards zu kombinieren und die Veränderungen zu visualisieren.

Die Analyse wurde auf vier unterschiedlichen Detaillierungsebenen durchgeführt. Die detaillierteste Ebene stellt die Maskenanalyse von ERP-Systemen (1) im ERP-Labor dar. Darauf aufbauend wurden ereignisgesteuerte Prozessketten (2) modelliert, welche wiederum in aufgabenorientierte Prozessmodelle (3) umgewandelt wurden. Diese dienen insbesondere in Gesprächen mit Unternehmen zur einfachen Visualisierung der Prozessveränderungen. Aufgrund der heterogenen Zielgruppe wurde für die Komplex-e-eBusiness-Informationsplattform schlussendlich eine auswirkungskonzentrierte Darstellung (4) gewählt, die den geringsten Detaillierungsgrad aufweist, aber dafür intuitiv verständlich ist.

Untersucht wurden die Hauptprozesse der Wertschöpfung von nahezu allen Unternehmen im Vertrieb, in der Beschaffung und in der Fertigung, die in ERP-Systeme durchführbar sind. Ein Hauptaugenmerk lag dabei auf den sg. End-to-End-Prozessen Order-to-Cash (OTC), Purchase-to-Pay (PTP) und Forecast-to-Fulfill (FTF) sowie ihren jeweiligen Varianten. Die Umsetzung dieser Prozesse wurde in mehreren unterschiedlichen ERP-Systemen analysiert und dann in einem Prozessreferenzmodell zusammengeführt.

Prozessebenen und Zielgruppen

Prozessebenen und Zielgruppen

Ebene 1: Maskenanalyse

Für die Maskenanalyse wurden zunächst die Hauptarbeitsprozesse identifiziert und die einzelnen Prozessschritte in den Bereichen Vertrieb, Beschaffung und Produktion / Auftragserfüllung aus der relevanten Literatur abgeleitet. Die Analyse konzentrierte sich auf die fünf meist genutzten ERP-Systeme im Mittelstand. Im Fokus stand die Umsetzung der Prozesse in den Systemen zu rekonstruieren und aufzuzeigen, welche Masken ein Nutzer in den jeweiligen Prozessschritten verwendet und welche Informationen er in die Eingabefelder der einzelnen Masken eintragen muss. Zusätzlich wurden hier Integrationsbeziehungen untersucht. Darunter versteht man die Informationen, die automatisch zwischen aufeinander folgenden Prozessschritten übernommen werden.

Insgesamt konnten mit der exemplarischen Umsetzung der Prozesse und ihren Varianten in den verschiedenen ERP-Systemen 14.628 Felder per Maskenanalyse erfasst werden. Diese Dokumentation ist die Grundlage für das Mapping von verschiedenen eStandards wie z. B. Transaktionsstandards. Das wiederum ist wichtig für die Arbeit in Ebene 3, um eine genaue Zuordnung der eStandard-Felder hinsichtlich der Eingabefelder der ERP-Masken durchzuführen.

Zur Analyse diente eine eigens entwickelte, tabellenartige Dokumentationsvorlage, die eine objektive, standardisierte Vorgehensweise sicherstellte, wie in Abbildung 1 verdeutlicht. Die Ergebnisse der Maskenanalyse kommen im Rahmen von konkreten Vorbereitungsworkshops von eStandard-Einführungen zum Einsatz.

Prozessausschnitt Ebene 1 – Maskenanalyse am Beispiel von Godesys ERP

Prozessausschnitt Ebene 1 – Maskenanalyse am Beispiel von Godesys ERP

Beobachtungen aus der ersten Detaillierungsebene:

Es stellte sich heraus, dass jedes ERP-System eigene Bezeichnungen für Tätigkeiten oder Akteure wie Kunde vs. Debitor oder Lieferant vs. Kreditor verwenden. Dies machte es für den Vergleich der Prozesse notwendig, eine einheitliche Verwendung von Begriffen zu schaffen. Daher wurde vor der eigentlichen Modellierung der Prozessketten im nächsten Schritt zunächst ein Glossar erstellt. In diesem wurden alle in den Systemen verwendeten Begriffe und Wörtern dokumentiert und homogenisiert.

Ebene 2: Funktionsorientierte Darstellung mittels EPKs

Im nächsten Schritt werden mit den vorher gesammelten Informationen ereignisgesteuerte Prozessketten (EPKs) modelliert, welche Prozessabläufe in den unterschiedlichen ERP-Systemen grafisch darstellen. EPKs wurden als Modellierungsform gewählt, da mit ihnen Geschäftsprozessabläufe einfach beschrieben werden können. Sie zeigen eine stetige Abfolge von Aktivitäten, in denen Mitarbeiter oder Systeme festgelegte Aufgaben erfüllen. Das löst neue Ereignisse aus und diese stoßen dann wiederrum neue Aktivitäten an (siehe Abbildung 2). Das zuvor genannte Problem mit den Begrifflichkeiten wurde durch das Glossar gelöst. Darin ist festgelegt, welche Begriffe in den folgenden Schritten zu verwenden sind. Damit konnte gewährleistet werden, dass die Vergleichbarkeit der einzelnen Abläufe in den ERP-Systemen möglich ist.

Prozessausschnitt Ebene 2 – Funktionsorientierte Darstellung mittels EPK

Prozessausschnitt Ebene 2 – Funktionsorientierte Darstellung mittels EPK

Zweite Beobachtung:

Im Dialog mit den Unternehmen wurde festgestellt, dass die EPKs zu detailreich und in der Praxis nur schwer nachzuvollziehen sind. Dies liegt daran, dass im Alltag der Unternehmensmitarbeiter vor allem die Aufgabe oder das Arbeitspaket im Mittelpunkt steht. Daher wurde für den nächsten Schritt entschieden, keine funktionsorientieren Darstellung mehr zu nutzen, sondern eine aufgabenorientierte. Damit sollte gewährleistet werden, dass nun von den Mitarbeitern umgesetzten Tätigkeiten im Fokus stehen.

Die EPKs werden weiterhin bei der Vorbereitung von spezifischen eStandard-Einführungsprojekten eingesetzt, um Schlüssel-Aktivitäten und notwendige Anpassungen in den IT-Systemen zu erkennen.

Ebene 3: Aufgabenorientierte Darstellung

Zur Erstellung der dritten Ebene wurden die wesentlichen Aufgaben in den einzelnen Prozessen identifiziert und die Informationen auf ein Mindestmaß reduziert. Alle Tätigkeiten die zu einer Aufgabe gehören und die dazugehörigen Felder, die innerhalb einer Maske auszufüllen sind, wurden zusammengefasst. So konnte gekennzeichnet werden, wo neue Aufgaben durch einen Maskenwechsel beginnen.

Einerseits war es wichtig, die Unterschiede zwischen den einzelnen ERP-Systemen aufzuzeigen und damit nicht auf die Individualität zu verzichten. Andererseits ist es für die Analyse, wie sich eStandards auf den Prozessablauf auswirken, unabdingbar gewesen Referenzprozesse zu erstellen, welche die Spezifika der ERP-Systeme ausblenden. Innerhalb dieser Referenzprozesse wurden die Felder der eStandards mit den Feldern der Masken gegenübergestellt und passende Kombinationen gesucht. Am Ende konnten die von einer eStandard-Einführung betroffenen Felder, daraufhin Masken und somit Prozessschritte identifiziert und gekennzeichnet werden, bei welchen Aufgaben sich welche eStandard-Typen auswirken.

Mit Hilfe der erstellten Prozesslandkarten können kleinen und mittleren Unternehmen Potentiale und Auswirkungen von eStandards einfach aufgezeigt werden. Somit kann ein Dialog mit unterschiedlichen Anwendern geführt werden, da die Darstellung leicht verständlich ist.

Prozessausschnitt Ebene 3 – Aufgabenorientierte Darstellung am Beispiel von Microsoft Dynamics NAV

Prozessausschnitt Ebene 3 – Aufgabenorientierte Darstellung am Beispiel von Microsoft Dynamics NAV

Ebene 4: Auswirkungskonzentrierte Darstellung

Aufgrund der heterogenen Nutzergruppen der Komplex-e-eBusiness-Informationsplattform wurden die Prozessansicht weiter vereinfacht und komprimiert. Es ist dabei wichtig nicht zu verkennen, dass eine starke Vereinfachung trotzdem nicht trivial ist. Erst durch die Durchführung der drei Detaillierungsebenen und der Vergleich zwischen den fünf ERP-Systemen, konnten allgemeingültige ERP-System-übergreifende Referenzprozessmodelle erstellt werden. Abbildung 4 zeigt einen entsprechenden Ausschnitt.

Prozessausschnitt Ebene 4 – Auswirkungskonzentrierte Darstellung

Prozessausschnitt Ebene 4 – Auswirkungskonzentrierte Darstellung

Somit können sich sowohl Projektplaner als auch beteiligte Mitarbeiter einen schnellen Überblick über die betroffenen Unternehmensbereiche bei einer eStandard-Einführung machen. Die Auswirkungen der Automatisierung durch den digitalen Datenaustausch sind so nachvollziehbar und auch durch die Integration der Systeme indirekt betroffene Bereiche ersichtlich.